Когда мне впервые пришлось сталкиваться с процессом сертификации, я и представить не мог, сколько всего нужно учесть, чтобы получить отказное письмо. Да-да, тот самый документ, который позволяет не проходить сертификацию, но требует подтверждения того, что продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию.

Отказное письмо по сертификации — это своеобразный официальный ответ от органа сертификации или аккредитованного органа, подтверждающий, что товар не требует обязательного подтверждения соответствия в рамках национальных технических регламентов. Этот документ особенно полезен для компаний, которые не хотят зря тратить время и деньги на сертификацию товара, которая, в общем-то, и не нужна.

Что входит в процесс получения отказного письма?

На самом деле, сам процесс получения отказного письма может показаться простым. Ведь это всего лишь документ, подтверждающий, что продукция не требует сертификации. Но тут, как говорится, кроется много нюансов. К примеру, вам нужно четко понимать, под какие регламенты подпадает ваша продукция. А для этого нужно ознакомиться с законодательной базой.

Прежде всего, требуется собрать определённый пакет документов. Обычно, для получения отказного письма по сертификации нужно предоставить следующие документы:

Заявление от компании. Это, по сути, официальный запрос на получение отказного письма. В заявлении необходимо указать всю информацию о товаре: его назначение, наименование, характеристики и т.д.

Учредительные документы компании. Здесь речь идет о таких документах, как устав организации, свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН), свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), выписка из ЕГРЮЛ. Все это нужно для того, чтобы подтвердить легальность деятельности компании, подающей запрос.

Это интересно: получить отказное письмо

Коды ТН ВЭД. Это отдельная история. Коды ТН ВЭД помогают определить, под какой категорийный регламент попадает продукция. Часто проблемы с получением отказного письма начинаются именно здесь. Некорректно подобранный код может привести к отказу в отказном письме! С кодами не шутят, так что лучше обратиться за помощью к специалисту, если сомневаетесь в точности выбора.

Описание продукции. Тут нужно указать подробные сведения о товаре, его характеристиках, назначении и составе. Например, если речь идет о бытовой технике, нужно указать её мощность, функциональные возможности, материалы, из которых она изготовлена, и другие важные моменты. Чем точнее и полнее описание, тем выше шанс получения отказного письма.

Технические документы на продукцию. Это могут быть инструкции, технические условия (ТУ), чертежи или спецификации. Иногда просят предоставить образец товара, особенно если продукт сложный или специфический.

Контракт или инвойс на товар. Если товар уже импортируется, необходимо предоставить документы, подтверждающие его закупку за рубежом. Контракты, счета-фактуры, инвойсы — всё это должно быть в комплекте. Это подтверждает, что товар действительно поставляется на территорию страны и подлежит определённым регламентам.

Сертификаты соответствия на компоненты (при наличии). Если товар состоит из различных компонентов, для некоторых из них могут требоваться отдельные сертификаты соответствия. Например, если вы ввозите сборочную технику, на отдельные её части (мотор, проводку) уже может быть оформлен сертификат.

Фотографии продукции. Иногда требуются фотографии товара, чтобы специалисты органа сертификации могли визуально убедиться в его внешних признаках и сопоставить с имеющимися описаниями.

Как происходит проверка документов?

После того, как документы собраны и поданы в сертификационный орган, начинается проверка. Специалисты анализируют все материалы, сверяют указанные данные с актуальными техническими регламентами. В зависимости от продукции, процесс проверки может занять несколько дней, а иногда — несколько недель.

Одна из важных частей этого процесса — это правильное определение кодов ТН ВЭД. Это как паспорт для вашего товара. Иногда ошибки здесь могут привести к тому, что отказное письмо просто не выдадут, так как товар попадает под обязательную сертификацию.

Например, однажды я помогал знакомому предпринимателю, который ввозил партию спортивных товаров. Казалось бы, всё просто — спортивный инвентарь. Но из-за неверно выбранного кода ТН ВЭД его товары оказались в категории, требующей обязательной сертификации. В итоге ему пришлось переподтверждать классификацию товаров, тратить время и дополнительные ресурсы. Вот почему важно тщательно проработать все моменты с кодами.

Зачем нужно отказное письмо?

Многие задаются вопросом: если мой товар не подлежит сертификации, зачем вообще нужно это отказное письмо? Дело в том, что некоторые государственные органы, а также контрагенты требуют официальное подтверждение от сертификационного органа о том, что товар действительно не нуждается в сертификации.

Представьте, вы импортируете партию товаров, а на таможне у вас требуют сертификат соответствия. В случае отсутствия этого документа у вас возникнут проблемы, даже если товар не подлежит сертификации. А вот отказное письмо станет вашим спасением в этой ситуации.

Кроме того, многие крупные сети, магазины и дистрибьюторы требуют отказное письмо для подтверждения законности и безопасности товаров перед началом сотрудничества. Это своего рода дополнительная гарантия для них, что продукция не нарушает законодательство.

Что делать, если в отказе отказали?

Да-да, и такое тоже бывает. Иногда отказное письмо не выдают, и это может произойти по ряду причин. Например, если сертификационный орган посчитает, что товар всё-таки должен проходить обязательную сертификацию, или если пакет документов был оформлен неправильно. В любом случае, это не конец света.

Первым делом нужно выяснить причину отказа. Обычно в письме указывают основания, по которым отказ был выдан. Это могут быть ошибки в документации, неверно указанные коды ТН ВЭД или недостаточно подробное описание товара.

Если проблема в документации, то её легко можно исправить: собрать нужные бумаги и повторно подать запрос. Если же проблема более серьёзная — например, в том, что товар действительно требует сертификации, придётся рассматривать вариант сертификации или декларирования соответствия.

В моей практике был случай, когда одна компания получила отказ в отказном письме из-за того, что не смогла доказать, что её товар не подпадает под действие технического регламента. В итоге пришлось проводить сложную экспертизу, привлекать специалистов и в конечном итоге менять стратегию ввоза товаров.

Заключение

Получение отказного письма — это не просто формальность, как может показаться на первый взгляд. Это целый процесс, требующий внимательного подхода и тщательной подготовки документов. Для успешного прохождения всех этапов важно разбираться в тонкостях законодательства, кодификаций и требований сертификационных органов.

Но если все сделано правильно, отказное письмо станет тем документом, который сэкономит время, деньги и нервы. И вы сможете с уверенностью сказать: "Моя продукция абсолютно легальна и не нуждается в дополнительной сертификации".